RET’s Privacy: basis op orde
De Regionaal Expert Teams (RET’s) in Noord Holland hebben samen met het Bovenregionaal Expertisenetwerk Jeugd Noord Holland de handen ineen geslagen om de bescherming van persoonsgegevens van de jeugdigen en ouders waarvan de casuïstiek bij de RET’s wordt aangemeld beter te waarborgen.
Dit is juist zo belangrijk omdat om vastgelopen casuïstiek te analyseren, weer vlot te trekken en toe te leiden naar beter passende hulp er dossierinformatie gedeeld moet worden. Ook registreren de meeste RET’s in een landelijke RET-monitor, waar goed beveiligd een landelijk dashboard uit wordt gevormd, zonder dat dit naar de individuele casus herleidbaar is. Vanuit dat landelijk dashboard leren we over de belangrijkste kenmerken van de casuïstiek die bij de RET’s wordt aangemeld, de belangrijkste verwijzers, de hulpvragen, en of er bijvoorbeeld wel of geen onderwijs wordt gevolgd.
Na een eerste ronde langs de RET-regio’s NH is een analyse van de stand van zaken gemaakt met een duidelijk beeld waar verbetering nodig bleek. Een van de RET-regio’s wilde wel als proef dienen, en met hen én met de Informatie en beveiligingsdienst van de VNG is een set basisdocumenten ontwikkelt: een model-samenwerkingsconvenant met verwerkersovereenkomst, een Data Protection Impact Assessment (DPIA), een checklist en een handreiking.
Deze set documenten zijn begin januari ’25 in Noord Holland gepresenteerd aan een groot gezelschap van RET-voorzitters, gemeentelijk beleidsambtenaren voor de RET’s, Privacy Officers en Functionarissen Gegevensbescherming. De aanwezigen gaven aan het een solide set documenten te vinden, met een heldere toelichting én ze onderschreven het belang van de opzet: RET’s Privacy Basis op Orde. De Functionaris Gegevensbescherming uit de proefregio bevestigde het belang van de te nemen stappen en de kwaliteit van de set modeldocumenten.
De komende tijd vinden er nog aparte RET-regiogesprekken plaats om alles nog een keer door te nemen. Dan is het verder aan de betrokken medewerkers van de RET-regio’s zelf om ofwel de documentatie over te nemen en passend te maken voor de eigen situatie. Ofwel de toets te doen of de eigen opzet voor gegevensverwering voldoende de bescherming persoonsgegevens dekt of dat er aanvullingen op nodig zijn. Comply or Explain.
Het adviesbureau ControlPrivacy heeft ons in Noord Holland hierbij geholpen. Ook dank aan de collega Bovenregionale Expertisenetwerken uit Brabant-Zeeland en Gelderland die deelopdrachten hebben uitgezocht.
